Aumento de Automação com Digital Workers

Processos de negócios geralmente envolvem tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, como inserir dados ou mover informações em múltiplas telas. Porém, essas tarefas tendem a ser demoradas e propensas a erros, devido ao envolvimento humano.

Com o desenvolvimento de novas tecnologias de inteligência artificial, a automatização tem evoluído rapidamente, contribuindo para o aumento de eficiência e produtividade, a redução de custos e uma maior satisfação do cliente final. Neste artigo, vamos mostrar como a automação e o uso de trabalhadores digitais podem ajudar a otimizar os processos e melhorar o desempenho do seu negócio.

Mais produtividade com o uso de mecanismos robóticos

Atualmente, a tecnologia pode ser integrada em qualquer setor onde processos baseados em regras altamente repetitivas são realizados com frequência nas empresas.

Segundo uma pesquisa “Tendências para Transformar sua Empresa 2020”, 70% dos gestores acreditam que devem investir em automação de processos. Entre as tendências de tecnologias mais citadas no levantamento destacam-se a Cloud Computing e a Inteligência Artificial, mencionadas por, respectivamente, 56,8% e 49,2% dos entrevistados.

Diferentemente das pessoas, os trabalhadores digitais permanecem operacionais e eficientes fora do horário de trabalho comercial. A Automação Robótica de Processos (RPA) pode ser utilizada para automatizar até 80% dos processos regulares das empresas e a torná-lo 32 vezes mais rápido do que um processo realizado manualmente.

A automação transforma a velocidade e a escala de trabalho, possibilitando:

  • Identificar as oportunidades ideais de automação;
  • Processar grandes volumes de dados em um tempo muito menor;
  • Impulsionar a tomada de decisões e o aprimoramento contínuo dos processos;
  • Equilibrar as tarefas humanas e as tarefas de máquina para gerar uma composição ideal de força de trabalho colaborativa.

Por que investir em trabalhadores digitais?

O conceito de digital labor (trabalhadores digitais) se refere à tecnologia capaz de automatizar tarefas repetitivas e organizar processos, aumentando a produtividade e a escalabilidade dos negócios.

Essa tecnologia permite implementar capacidades robóticas que diminuem erros na operação, liberando tempo das pessoas para que elas possam executar tarefas com maior valor agregado.

A colaboração entre trabalhadores digitais e humanos aumenta o engajamento e promove aumento de receita por funcionário nas organizações. Além disso, as organizações tornam-se mais competitivas, devido à capacidade de gerar rapidamente novos modelos de negócio, com menor risco e maior previsibilidade.

Como aumentar a automação com trabalhadores digitais

A seguir, vamos mostrar como desenvolver e gerenciar um trabalhador digital pode contribuir para otimizar os principais indicadores de desempenho da função de contas a pagar. Geralmente, uma empresa de finanças geralmente vai recorrer à automação com três objetivos principais:

  • Reduzir o tempo para pagamento;
  • Aumentar a precisão dos dados;
  • Cumprir o Acordo de Nível de Serviço (SLA) para receber descontos.

Mas como será possível fazer tudo isso?

Suponha que a sua empresa tenha um fluxo de pagamento de contas todo manual. Isso implica que ela terá que fazer o lançamento de todas as suas ordens de compra no seu sistema legado e ainda documentar as faturas em T-POS (Purchase Orders, ou Ordens de Compra).

Após essas etapas, você poderá finalmente processar o pagamento. Durante o processo de análise, você identifica duas tarefas que demandam otimização:

  • Enter Invoice (Insira a Fatura);
  • Match invoice (Combine a Fatura).

Agora vamos pedir ajuda a um digital worker.

No Business Automation Studio, você encontrará um Skill catalog (catálogo de habilidades) que os seus trabalhadores digitais poderão usar para desempenhar as tarefas. 

Em Digital worker tasks (Tarefas do trabalhador digital), você será capaz de gerenciar e monitorar as tarefas que automatizam as atividades de seus trabalhos. Já a ferramenta de Desempenho poderá ser usada para monitorar o desempenho de sua força de trabalho.

Agora vamos dar uma olhada no Accounts Payable Clerk (Escriturário de contas a pagar) e as atividades necessárias para realizar esse trabalho.

Nas tarefas situadas ao lado direito da tela, nós vemos duas das atividades de trabalho que podem ser automatizadas com o digital worker (o restante é manual):

  • Scan, code and enter invoices (Digitalize, codifique e insira faturas);
  • Match to outstanding purchase orders (Combine para corresponder aos pedidos de compra pendentes).

Essas duas primeiras atividades correspondem às duas caixas em processo de otimização:

  • Enter Invoice (Insira a Fatura);
  • Match invoice (Combine a Fatura).

Agora vamos abrir a primeira tarefa, “Scan, code and enter invoices”. Nós vemos que há ali seis diferentes habilidades que esse trabalhador digital foi treinado para fazer. Algumas delas são simples, como “Read invoices from email” (Ler faturas de e-mails), enquanto outras são mais complexas. Vamos dar uma olhada em “Extract data from invoice” (Extraia dados da fatura).

Nesta plataforma Low-Code, podemos ver como é um formulário de fatura, assim como os dados extraídos dele, posicionados do lado direito da tela.

Essa plataforma Low-Code também possibilita que os dados de IA sejam usados para classificação, assim como permite especificar os dados principais que serão extraídos.  

Vamos agora voltar ao fluxo de trabalho das tarefas do digital worker, desde o PO (Purchase Order, ou Ordem de Compra). Os dados das ordens de fatura são agora inseridos no sistema e combinados com os das ordens de compra pelo Digital Worker. O trabalhador digital vai preencher todos os itens referentes às faturas que ele puder, e deixar aqueles que não estejam claros para que sejam completados manualmente pela equipe de contabilidade.

Em seguida, na etapa final, o escriturário humano vai contabilizar o processo de pagamento e finalizar o fluxo de trabalho.

Com o digital worker ajudando a equipe de contabilidade, foi possível obter alguns resultados significativos.  Antes, a equipe de contabilidade, formada por dois colaboradores, era capaz de completar esse mesmo processo num prazo de nove horas. Com a ajuda do digital worker, essa mesma equipe agora consegue realizar o mesmo trabalho em apenas 30 minutos.

Conheça IBM Cloud Pak for Automation

As ofertas de Digital Business Automation da Certsys, baseadas em tecnologia IBM, amplia a atuação dos profissionais de TI na identificação de tarefas repetitivas realizadas por pessoas que podem ser substituídas por trabalhadores digitais. Desse modo, elas permitem otimizar os seus processos de negócios e agilizar a entrega de resultados aos usuários finais.

O IBM Cloud Pak for Automation é uma plataforma integrada com diversos recursos de automação capaz de conduzir virtualmente todas as categorias de projetos de automação em velocidade e escala. Essa tecnologia permite automatizar tarefas humanas repetitivas, gerenciamento de conteúdo, fluxos de trabalho de processo, captura de dados e decisões de negócios com os recursos integrados e flexíveis da plataforma.

Integração de dados para melhor experiência dos clientes

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A integração de dados é fundamental para impulsionar a transformação digital e contribuir para a melhoria da experiência digital dos clientes. Ela permite simplificar as suas rotinas operacionais, facilitar a execução das tarefas e acessar a informação a partir de múltiplas fontes.

Além disso, ao manter todos os dados importantes integrados, o seu negócio economiza tempo e esforços na busca por eles. Você pode encontrar todas as informações coletadas e armazenadas nos últimos anos em um só lugar, mesmo utilizando softwares diferentes, auxiliando, inclusive, na experiência também de seus colaboradores.

Como funciona a integração de dados

Sistemas de integração de dados oferecem uma experiência de integração segura, flexível e personalizada às empresas, com menor custo e maior eficiência. A integração combina informações de fontes diversas para possibilitar uma visão mais ampla dos processos e aumentar o desempenho do negócio. O objetivo é facilitar o desenvolvimento de novas aplicações, favorecer a otimização dos processos e aumentar a robustez e escalabilidade dos recursos tecnológicos.

Estes sistemas ajudam a sincronizar objetos específicos, implementando o compartilhamento de informações em tempo real e de maneira mais fácil. Os recursos permitem a compatibilidade dos dados disponíveis em seus softwares, oferecendo as ferramentas necessárias para gerenciar todas as informações em um só lugar.

Portanto, essa tecnologia permite uma maior flexibilidade nos processos, mesmo entre ambientes remotos e com baixa capilaridade de recursos tecnológicos. Ela também favorece o aumento da eficiência operacional, a melhoria da qualidade dos serviços e a redução de custos. Desse modo, os colaboradores podem economizar esforços e se dedicar à otimização de outros pontos do negócio, concentrando-se nas atividades de maior valor agregado.

A conversão de dados diferenciados

Muitas vezes, os dados têm atributos diferenciados, estruturas e metadados que não são compatíveis entre si. A implantação de uma estrutura de integração permite converter formatos proprietários em padrões abertos, favorecendo assim a interoperabilidade. Desse modo, os dados ficam acessíveis mesmo para quem não tem o software original, mas precisa ter acesso a seu conteúdo.

A adoção da plataforma como uma solução de barramento corporativo (BI, ERP, Analytics, Big Data) fornece uma melhor experiência digital para todos os envolvidos. A integração de dados incompatíveis adiciona qualidade ao processo de análise e aumenta a especificidade de um conjunto deles.

Ao compatibilizar outros categorias de informação a formatos aceitos por softwares específicos, a integração de dados possibilita utilizar os dados d