Automatizando Processos não documentados

Com o alto fluxo de dados processados diariamente, tratar e proteger informações de clientes ou corporações, é ação que precisa seguir normas corporativas e regulamentações externas.

Porém, para criar uma rotina automatizada, é necessário a presença de dados estruturados e processos documentados. Contudo, podemos sanar essas questões através da Hiperautomação utilizando inteligência artificial (IA).

Como processos não documentados afetam negócios?

Tarefas não documentadas inviabilizam a automação de qualquer operação. Antes de automatizar algum processo, é necessário documentá-lo e fazer a leitura de suas especificidades, para só assim, ser possível entender seu procedimento por inteiro. A inteligência artificial facilita esse trabalho de entendimento e agiliza a implementação da automação.

Documentar processos para possibilitar um operacional automatizado é padronizar o gerenciamento de dados e atividades, dialogando com os novos critérios de segurança e produtividade. Porque permanecer com serviços processados de forma antiga fragiliza a governança e perde eficácia para os novos padrões de riscos.

Reconhecer a urgência da automação de processos é se preocupar em antecipar a estruturação de dados e documentar eventos com a devida periodicidade. O Digital Process Automation (termo para hiperautomação designado pela Forrester) ou Intelligent Process Automation (como nomeado pelo IDC), estimula a maturidade do negócio através da automação, mas antes de tudo, os processos devem ser antecipadamente catalogados.

Quais são os riscos que processos não documentados promovem?

Processos não documentados e dados não estruturados inviabilizam o controle simultâneo de serviços, informações e ações confiáveis ou suspeitas. A falta de monitoramento, inspeção e registro de eventos, minimiza a seguridade dos serviços e compromete a realização das automações.

Automatizar processos é garantir a integridade dos dados, seja em circunstâncias fixas, remotas, previsíveis ou acidentais.

A ausência da automação e conformidade abriga tarefas em processos obsoletos, sem desempenhar parâmetros modernos de segurança e não sendo capaz de evitar, tratar ou identificar novos perfis de ameaças.

A documentação de processos antecede o plano de hiperautomação

Só depois de inventariar os processos, conseguimos determinar as estratégias de hiperautomação. Em sequência, desenvolvemos a capacidade de estudar necessidades, testar automações, encontrar melhores soluções técnicas e visualizar integralmente todos os eventos de um negócio.

Para implementar um plano de Hiperautomação é necessário examinar a empresa por completo após o detalhamento de seus processos, para só assim, poder estruturar e executar RPA com a inteligência artificial da hiperautomação.

Os benefícios da automação de processos

Alguns benefícios são imediatos ao cumprimento de uma rotina de processos automatizados, como a redução de erros pontuais, procedimentos inconsistentes e melhor aderência aos regulamentos internos, jurídicos ou fiscais.

Além de permitir uma eficácia operacional através do aproveitamento inteligente de tempo, time e recursos, a automação de processos controla o tráfego de dados e eventos, localmente ou na nuvem, possibilitando uma mobilidade segura.

Munida de uma metodologia dinâmica e escalável, a hiperautomação orquestra múltiplos sistemas e procedimentos, transformando qualquer tarefa em instrumento essencial para a prática de processos automáticos, em substituição ao fluxo de serviços manuais ou repetitivos.

Automatizar processos é evoluir com cautela

À medida que processos documentados e automatizados são empregados de forma articulada, é possível elevar a performance de atividades recorrentes até serviços complexos.

Por intermédio da hiperautomação e do conjunto de competências da IA, é possível automatizar processos e contribuir com o desenvolvimento do negócio. Acompanhar sem tempo de inatividade, tudo que cerca uma organização, é incorporar uma infraestrutura tecnológica compatível com as demandas oscilantes do novo mercado.

Mas ainda, é importante reforçar que para que a empresa possa usufruir da melhor forma das vantagens fornecidas pela automação, é necessário que haja governança nos processos. Assim, a evolução poderá ocorrer de forma controlada e assistida.

Automatizar Processos de maneira eficiente e sustentável

Tendo em vista a importância de uma gestão consistente, se torna impraticável um projeto de RPA (Robotic Process Automation) sem a presença de uma governança bem planejada e exercitada. A performance da automação de processos é reflexo do modelo de gerenciamento perpetuado na empresa, por isso a presença de um CoE (Centro de Excelência) é tão importante.

A eficiência do plano de automação é resultado de uma gestão sólida

Ainda que o RPA seja fundamental para agregar escalabilidade ao negócio, seu fluxo de automações necessita de uma organização prévia e uma gestão periódica. Esse ciclo de análise dos processos e reestruturação das funcionalidades, reduz os riscos operacionais porque visualiza a operação como um todo, sem esquecer das especificidades de cada serviço.

Por intermédio do CoE podemos investir em hiperautomação e aderir outras soluções, porque a maturidade do negócio se encontra mais concreta.

O centro de excelência opera como suporte nas etapas de investimento, planejamento, execução e supervisão das demandas de RPA. Além de auxiliar na governança e ser um facilitador de mudanças necessárias, o CoE colabora com a rotina de administração das automações e avaliação das prioridades técnicas. 

Todo resultado bom parte de uma boa governança

Apesar do RPA ser uma tecnologia independente e de processos autônomos, quando não bem gerenciado e acompanhado superficialmente, seu desempenho fica vulnerável e sua eficiência também. Automações são ágeis por serem isentas de controle, mas sua programação precisa de governança para ser intencionalmente validada.

O automático é tão necessitado de gestão quanto qualquer outro modelo de solução.

Embora seja flexível e adaptável, toda automação é mais eficiente quando bem delineada e estrategicamente implantada. O papel da governança é conhecer a realidade do negócio e escolher as melhores soluções para ele. Acompanhar as escolhas e mensurar os resultados, indicará quais recursos de RPA deve ser mantido, dispensado ou reestruturado.

A governança proporciona decisões mais assertivas

A tomada de decisão não é uma fase simples ou livre de preocupações. Por se tratar de fatores cruciais, decidir com segurança é saber definir qual mudança fará bem ao negócio. Nessa ocasião, a governança determina os melhores caminhos por que ela conhece as necessidades e aptidões de cada serviço.

Automatizar processos não é uma jornada fácil, mas pode ser simplificada através de uma infraestrutura adequada, ou seja, com uma governança ativa e uma arquitetura munida das melhores tecnologias.

A sustentabilidade dos processos, ferramentas e serviços, ganha mais conformidade quando atrelamos uma gestão forte ao nosso conjunto de valores e tecnologias. A eficiência da automação consiste no quanto ela é bem organizada e gerenciada, para só assim desempenhar uma alta performance em qualquer realidade de negócio.